De quoi s'agit-il ?

En France, à partir du 1er janvier 2023, sera mis en application l’article 153 de la loi de finances 2020 qui va rendre obligatoire la facturation électronique pour toutes les entreprises assujetties à la TVA. Le calendrier s’étalera sur 3 ans avec :

  • 2023 : passage à la facturation électronique pour les grandes entreprises.
  • 2024 : passage à la facturation électronique pour les ETI.
  • 2025 : passage à la facturation électronique pour les PME et TPE.

Pour accompagner cette transition, l’État a mis à disposition une « plateforme de facturation », connue sous le nom de Chorus Pro.

Les objectifs de ce dispositif sont multiples:

  • Supprimer les contraintes liées au traitement des factures manuscrites
  • Accompagner efficacement la lutte contre toutes les formes de fraude fiscale, notamment pour tout ce qui touche à la TVA.
  • Simplifier les déclarations de TVA
  • Permettre au gouvernement de disposer d’informations sur les activités des entreprises

En Italie, le parlement a adopté la loi de finances (Legge di Bilancio 2018) rendant l’utilisation obligatoire de la facturation électronique dans un format XML propre au marché italien (FatturaPA). En effet, depuis le 1er janvier 2019, toutes les factures émises par un fournisseur italien doivent transiter par la plateforme Sistema di Interscambio (SdI) dans ce format FatturaPA.

La plate-forme SdI est ainsi utilisée pour enregistrer l’ensemble du transfert des données de la facture. Les factures qui ne sont pas envoyées via FatturaPA ne sont pas valables et sont sujettes à des pénalités. Le Sistema di Interscambio envoie également à l’expéditeur des notifications sur l’état de la facture, conformément aux exigences de la législation.

Les petites entreprises ayant un faible volume de factures peuvent saisir et récupérer leurs données et leurs documents via une interface web. Les entreprises de plus grande envergure peuvent connecter leurs systèmes ERP directement sur SdI pour traiter automatiquement les factures et les notifications.

Enfin, les factures électroniques doivent aussi faire l’objet d’un archivage numérique et doivent être conservées pendant dix ans et ne subir aucune modification au cours de cette période.

Exemple de mise en place dans l'ERP d'Oracle

Les spécificités de la facturation italienne reposent sur le principe de  contrôle des transactions B2B nationales par un intermédiaire institutionnel. Du point de vue de l'ERP, les étapes clés du flux deviennent les suivantes :

  • Le fournisseur envoie une facture au SDI (Servizio Di Interscambio) dans un format normalisé XML avec une identification du code client.
  • Après un contrôle du format du fichier reçu, le SDI envoie la facture électronique à l'agenzia del entrate dans une zone d'échange de fichier via SFTP
  • Grâce au code d'identification du client, le SDI identifie le destinataire de la facture et le lui transmet
  • Le client prend la main et télécharge le fichier xml dans son ERP, le rendant lisible et comptabilisant la facture dans son système.

Lorsqu'un ERP doit être paramétré pour mettre en place la facturation électronique suivant ce flux, un prérequis important doit être évalué :

L'éditeur doit être une autorité de certification reconnue par l'administration italienne, sinon il n'a pas la légitimité pour mettre en place la signature électronique des documents à destination de l'agenzia del entrate, et dans ce cas il doit faire appel à un SDI tiers.

C'est les cas de l'ERP d'Oracle sur lequel nous nous concentrons dans ce billet.

Le paramétrage fournit par les éditeurs dans l'ERP

Un paramétrage ad hoc est fournit par l'ERP d'Oracle dans lequel un mapping des séquences et des codes TVA est disponible coté fournisseur et client:

Ce mapping doit correspondre au paramétrage des taxes pour la juridiction italienne

Les exigences de l'administration fiscales en termes de reporting imposent de paramétrer des codes de reporting.

Un type de reporting "Nature de TVA" est paramétré avec les mentions de reporting adaptées à la législation

Les taux doivent également être paramétrées dans eBusiness taxe comme pour les autres entités

L’intégration des factures fournisseurs

Les factures fournisseurs sont reçues de l’autorité fiscale italienne, l’ Agenzia delle Entrate via un service d’échange SDI (Servizio Di Interscambio) certifié par l’état.

Le flux concerné est:
Fisc Italien (Agenzia Entrate) => Service d’échange (SDI)  => ERP

Les fichiers envoyés par le SDI sont compressés et l’archive zip contient un fichier de données au format XML, ainsi qu’une série de répertoires contenant des images.

Chaque archive contient un lot de factures fournisseurs, dont le nom et les caractéristiques sont explicitées dans le fichier xml placé à la racine de l’archive. Ce même XML contient le nom du fichier PDF qui est le scan de la facture fournisseur.

La structure de base du fichier XML communiqué est la suivante :

En standard, Oracle ne fournit pas de moyen d’intégrer directement ce type de fichier et un premier développement d’interface entrante est nécessaire pour intégrer ces factures fournisseurs. Le spécifique peut reposer sur l’open interface standard, il consiste alors à renseigner correctement les tables d’interfaces AP et à soumettre le programme standard d’intégration des factures fournisseurs. Le fichier PDF est récupéré et attaché en pièce jointe dans l’écran des factures de l’ERP.

L’approbation en tant que telle est paramétrée dans l’ERP à l’instar des autres factures fournisseurs.

Comme le volume de factures intégré n’était pas très significatif au regard du personnel nous avons privilégié une solution selon laquelle les utilisateurs déposaient manuellement les fichiers récupérés du SDI dans un répertoire avant intégration, plutôt qu’une intégration complètement automatique.

L’export et l’archivage des factures

Le Fisc italien réclame que les factures fournisseurs existantes dans l’ERP soient envoyées après intégration au Service d’échange (SDI) qui les archivera pour preuve. L'ERP fournit en standard un export AP "Fichier de liste électronique des factures pour l'Italie" avec le tag <ProgressivoInvio> qui donne le "progressive transaction number" identifiant de la facture.

Un nouvel export spécifique a dû être implémenté car le standard ne proposait que deux types de transmission : Original ou Annulation.

Le spécifique a eu pour objet de permettre la ré-génération de cet identifiant en cas de nécessité, avec un nouveau numéro ou avec le même numéro (en cas de modification de la facture, de problème d'émission, etc.)

Le fichier d’archive généré est transmis par sftp sur un portail du SDI.

Pour les factures qui ne sont pas transmises par le SDI, mais issues de fournisseurs étrangers, lequel consiste également en un fichier compressé contenant un fichier xml et un fichier PDF par facture.

Pour les factures provenant du SDI, le fichier envoyé consiste seulement en une forme d’accusé réception, le numéro de facture et la date seulement étant transmis.

Ici aussi, un programme standard "Confirmation de la transmission de la liste électronique des factures pour l'Italie" est également disponible dans le cadre de la localisation, avec le choix de la source Payables / Receivables.

Les problèmes de dates de comptabilisation et de numéros de séquence

Un certain nombre de contraintes sont imposées par la législation italienne concernant les dates de comptabilisation des factures fournisseurs.

Par exemple, il n’est pas possible de comptabiliser des factures à une date antérieure à la date de comptabilisation de la dernière facture comptabilisée.

Les ERP fournissent des localisations pour appliquer certains contrôles, mais en général ceux-ci ne couvrent pas 100% des fonctionnalités. Sur l’ERP d’Oracle, des contrôles existent concernant la cohérence de la date de comptabilisation en entête de facture et en ligne de facture, mais le contrôle par rapport aux dates précédentes de factures n’y est pas.

Pour palier cette difficulté, l’équipe projet a dû personnaliser l’écran des factures pour les responsabilités Italiennes.

La date de comptabilisation a été rendue non-modifiable par l’utilisateur et valorisée à la date système.

Un contrôle supplémentaire a été ajouté pour les cas de rapprochement commandes d’achat et facture, afin que la date de facture ne soit pas postérieure à la date de comptabilisation, comme l’utilisateur a la main sur la date de facture.

Les numéros de séquence côté AP

Chaque transaction fournisseur doit, au regard de la législation italienne, être identifiée par un numéro de séquence unique. A cette fin l’ERP a mis à disposition des séquences de documents « Gapless » dans le cadre de la localisation italienne.

Les factures clients

Lorsqu'on se place du côté "génération de factures client", le standard fournit également un programme standard, mais auquel il manque certains tags:

1. Tag <AlboProfessionale>
2.Tag <StabileOrganizzazione>
3.Tag <Pagamento>

Il a donc été nécessaire de développer un spécifique qui génère la facture client avec les tags nécessaires. Voici un exemple de fichier xml généré:

Le reporting

Le reporting lié à la facturation est axé sur la fiscalité. Les rapports standards suivants sont fournis dans le cadre de la localisation italienne:

  • Italian Purchase VAT Register
  • Italian Sales Vat Register
  • Italian Sales VAT Register (Self Invoices, EEC, VAT)

Or quelques ajustements de format et de traduction, les reporting standards permettent au métier de cadrer les comptes correctement et de justifier les montants de TVA déclarés.

Conclusion

La mise en place de la facturation électronique sur un socle ERP Oracle existant peut s'appuyer sur les localisations proposées par l'éditeur, mais comme souvent un certain nombre de personnalisations sont nécessaires pour bénéficier de fonctionnalités pleinement opérationnelles.